Skip to main content

Крокуємо в Sadok

Вхід в адміністративний профіль​

  • Завантажуємо застосунок, обираємо свій варіант операційної системи:

  • Або скануємо QR-код на сайті та обираємо потрібну операційну систему.

  • Входимо під номером закладу, зареєстрованим у системі. Код прийде в SMS.

А який номер був внесений?

Основний номер закладу чи керівника. Тож варто запитати у особи, що здійснювала реєстрацію закладу в системі.

Якщо залишилися питання, можна запитати в менеджера Sadok у Telegram-чаті.

Профіль закладу​

Переходимо в розділ «Профіль» в нижньому меню застосунку. Саме тут відбуваються основні налаштування.

Інформація про заклад​

Вносимо всі дані про заклад: Профіль → Олівець на зеленому фоні → заповнюємо відповідні поля інформації, посилання на соцмережі, контакти → «Зберегти» у верхньому правому куті.

info

Також система пропонує йти по Стартовому чек-листу на Головній. Він допоможе зробити перші кроки по внесенню користувачів та груп, тож можна слідувати по його маршруту, а можна крокувати далі по цій інструкції.

Налаштування​

Персоналізуємо систему під внутрішні правила та процеси:

  • Обробка вхідних платежів — підключення банкінгу до системи для автоматичного рознесення оплат в профілі дітей. Інструкція в розділі «Оплати по API».
  • Спільний чат — використовуєте групові чати? Залишайте увімкненим. Якщо ні — вимикаємо.
  • Чат з вихователем — дозволяєте особисте спілкування батьків з вихователем? Вмикаємо. Якщо все через адміністратора — вимикаємо.
  • Контакти вихователя — відкриваємо номер телефону вихователя у батьків? Так — вмикаємо, ні — вимикаємо.
  • Чати гуртків — додаємо окремі чати по гуртках? Так — вмикаємо, ні — вимикаємо.
  • Контакти батьків у вихователя — відображаємо номер батьків у вихователя? Так — вмикаємо, ні — вимикаємо.
  • Прізвища батьків у вихователя — відображаємо прізвища батьків у вихователя? Так — вмикаємо, ні — вимикаємо.
  • Оптимізувати відео — рекомендовано вмикати.
  • Приховати баланс гуртків — приховуємо або показуємо баланс та реквізити по гуртках у батьків.
  • Приховати баланс послуг — приховуємо або показуємо баланс та реквізити по основним послугам у батьків.

Працівники​

Формуємо список команди закладу.

  • Профіль → «Додати працівника» або натискаємо «+» у верхньому правому куті → вносимо імʼя, прізвище, основний номер телефону, дату народження → «Додати»

Працівник і матуся вихованця одночасно — що робимо?​

  • Вносимо користувача одразу в список «Батьки», додаємо дитину до цього профілю.
  • Повертаємося до списку «Працівники» → «+» → «Обрати з батьків» → обираємо зі списку → «Додати»

Батьки та діти​

Формуємо основну клієнтську базу батьків та вихованців закладу:

  • Додаємо батьків: Профіль → Батьки → «+» → дані одного з батьків (згідно Політики конфіденційності Sadok рекомендовано вносити особу з договору) → «Додати»
  • Додаємо дитину до батьків: профіль батьків → помаранчевий «+» під основним номером → дані дитини → «Додати»
Вони одразу дізнаються, що внесені?

Ні, користувачам не приходять миттєві сповіщення про внесення їх у систему. Тож спокійно налаштовуйте заклад, потім їх запросите на все готове.

Чому одного? А як бути з іншим?

Згідно Політики конфіденційності Sadok можемо надавати інформацію про дитину тільки тим, з ким юридично оформлена взаємодія. А ця особа вже може доєднати до акаунту дитини всіх, кого вона вважає за потрібне, просто поділившись SMS.

Інструкція для батьків по підключенню до акаунту дитини інших відповідальних осіб​

  1. На мобільному пристрої додаткової відповідальної особи завантажується застосунок Sadok.
  2. В поле номеру вноситься основний номер акаунту дитини. SMS приходить на основний номер.
  3. Основна контактна особа надає код для входу, який їй приходить в SMS.

Підключення робиться один раз. Далі доступ дійсний до натискання кнопки «Вийти з профілю».

Діти​

Цей розділ сформується автоматично. Але ви зможете додати деталей до кожної дитинки:

  • Номер договору
  • Внутрішня примітка — важлива інформація від батьків, попередження по взаємодії з дитиною, харчові особливості та алергії, знижки чи особливі умови
  • Особливості дитини — вподобання, особливості розвитку, темперамент, досягнення тощо
warning

«Особливості дитини» відображаються у профілі батьків, а «внутрішня примітка» доступна і вихователям групи.

Групи​

Формуємо нашу організаційну структуру — основні функціональні групи:

  • Групи → «+» → назва групи → «Створити»

У вас зʼявиться перша група. Відкриваємо її та вносимо інформацію далі.

  • Лого, опис, максимальна кількість вихованців: Група → «Олівець» → «Олівець» напроти назви групи → обираємо лого з галереї чи генеруємо з ШІ → «Зберегти»
Якщо немає лого?

Можете скористатися ШІ-помічником для генерації: натисніть «...» на полі логотипу → «Згенерувати лого» → внесіть додатковий опис → «Створити».

  • Вносимо відповідальних: Група → «Олівець» → «+» біля «Вихователі»
  • Вносимо дітей: Група → «Олівець» → «+» біля «Діти»
warning

Дитина може бути зарахована тільки в одну групу.
Щоб перевести дитину з однієї групи в іншу, потрібно видалити її в попередній та додати в нову.

  • Документи групи: Група → «+» біля «Документи» → вказуємо назву файлу → «Вибрати документ» чи «Вибрати з галереї»
info

Рекомендовано додавати документи групи у форматі зображень, тоді у батьків ця інформація буде відображена у вигляді галереї.

Розклад групи​

Створюємо інтерактивний розклад, що буде відображатися у батьків та вихователів групи:

  • Група → «Олівець» → «Олівець» напроти «Розклад» → зверху обираємо день → «+» додаємо часові проміжки з описом активності
success

Для швидкого внесення та зручності можна копіювати розклад дня. Достатньо внести його на один день, а далі копіювати і редагувати.

Реквізити​

Тут вказуємо всі шаблони оплат ваших послуг і всі можливі способи оплати: IBAN, карта, посилання на оплату та готівка.

  • Реквізити → «+» → обираємо вид оплати → вносимо дані → «Зберегти»

Приклади інформації по полях:

  1. Отримувач: ПЗДО «Садок» чи ФОП Шевченко Т.Г.
  2. Опис способу платежу / Посилання на оплату: прохання обовʼязково вносити призначення платежу, вказане в рахунку, або посилання на оплату
  3. Призначення платежу: Оплата за освітні послуги
  4. IBAN: UA873687634976948746947973264938697836
Важливо

В полі «Призначення платежу» пишемо лише початок назви послуги. Система сама допише імʼя та прізвище дитини, номер рахунку та оплатний період.

Послуги​

Розділ для шаблонів основних щомісячних, щотижневих та разових послуг.

info

Також сюди вносимо гуртки, які не мають чіткого розкладу, наприклад логопед з плаваючим графіком прийому, екскурсія тощо.

  • Послуги → «+» → вносимо назву → «Додати»
  • Нова послуга → «...» → «Редагувати» → вносимо вартість → ставимо позначку, якщо послуга щомісячна чи щотижнева → «Оновити»
  • Приєднуємо способи оплати: Картка 💳 на послузі → «Додати спосіб оплати»
info

До послуги можна приєднати декілька способів оплати.

warning

Щотижнева послуга буде нараховуватися автоматично щопонеділка, щомісячна — кожного 1-го числа місяця.

Рахунки​

Виставлення рахунків по основним та додатковим послугам.

Крок №1

Перевіряємо баланси всіх дітей в розділі «Діти». Система братиме вартості саме з профілів.

  • Профіль → Рахунки → «Усі» або «Чернетка» → «Сформувати рахунки» → обираємо послугу → активуємо чи деактивуємо кнопку «Нарахувати майбутній платіж щомісячної послуги» → «Сформувати»

Що це за кнопка «Нарахувати майбутній платіж щомісячної послуги»?​

Це функція додання платежу за наступний місяць в рахунок, який генеруємо. Вона дійсна тільки для щомісячних послуг.

  • Перевіряємо «Чернетки» на правильність сум, реквізитів та коментарів.
danger

У разі виявлення помилок — видаляємо всі рахунки та повертаємося до Кроку №1.

  • Натискаємо «Опублікувати».
Швидке ручне внесення коштів по рахунку

Через опублікований рахунок можна внести кошти в баланс дитини та позначити його сплаченим: Рахунок → «…» → «Внести кошти» → Далі → номер квитанції чи коментар → Підтвердити

info
  • ⬜️ Білі рахунки — чернетки
  • 🟦 Сині рахунки — доступні батькам
  • 🟩 Зелені рахунки — сплачені

Рахунки по гуртках​

Аналогічно рахункам по основним послугам, починаємо з перевірки балансів дітей.

Крок №1

Перевіряємо баланси всіх дітей в розділі «Діти» чи в профілі гуртка. Система братиме вартості саме з балансів по гуртку.

  • Профіль → Рахунки → «Сформувати рахунки» → вкладка «Гуртки» → обираємо гуртки → «Сформувати»
info
  • ⬜️ Білі рахунки — чернетки
  • 🟦 Сині рахунки — доступні батькам
  • 🟩 Зелені рахунки — сплачені

Оплати по API​

Профіль → Налаштування → Обробка вхідних платежів → «+» → обираємо банк → слідуємо інструкціям банку

warning

Обовʼязковий крок — обрати рахунок зі списку доступних, який система моніторитиме для внесення оплат.

success

При успішному підключенні банкінгу оплати зʼявлятимуться в розділі «Банківські платежі» та автоматично будуть внесені в баланси дітей з коректним призначенням платежу.

danger

Оплата з некоректним призначенням платежу потребуватиме ручного внесення в баланс дитини.

Автоматизація вже працює​

Після пройдених вище кроків вже автоматично створено:

  • База даних
  • Чати з батьками
  • Календар
  • Галерея
  • Відвідуваність

Головна — основний дашборд​

Переходимо в розділ «Головна» по нижньому меню застосунку.

Відвідуваність закладу​

Головна → Відвідуваність → «Не відмічені» → обираємо групу → ставимо відмітку ❌ тільки відсутнім.

Якщо всі діти групи присутні, то просто відкриваємо список дітей та закриваємо його — всі дітки позначаться як присутні.

info

Табелювання доступне як вихователю, так і адміністратору закладу протягом всього робочого дня.

Важливо

Інформація за вчора не редагується, майбутні дні також не доступні для табелювання. Тільки сьогодні.

Батьки можуть попередити про планову відсутність дитини заздалегідь у календарі, натиснувши кнопку «[Імʼя дитини] сьогодні не прийде».

Гуртки​

Створюємо каталог додаткового розвитку, який буде відображатися у батьків.

  • Головна → Гуртки → «Проведено» чи «Поточні» → «+» → вносимо назву гуртка → «Додати»
  • Новий гурток → «Олівець» → вносимо опис, зображення, вартість абонементу та разового заняття, переваги, викладача
  • Формуємо розклад гуртка
  • Додаємо способи оплати
  • Додаємо дітей до заняття

Абонементи, разові заняття​

  • Вмикаємо абонемент: Гурток → Дитина → активуємо кнопку напроти «Абонемент»
info

Вартість абонементу вказана в описі гуртка. Саме його щомісяця система нараховуватиме в баланс дитини.

  • Баланс дитини по гуртку: Гурток → Дитина → «+» → «Внести кошти / Нарахувати / Коригування»
info
  • Внести кошти — це завжди ➕ в баланс
  • Нарахувати — це завжди ➖ в баланс
  • Коригування — може бути і в ➕, і в ➖
warning

Абонемент нараховується автоматично 1-го числа поточного місяця. Разові заняття нараховуються під час відмітки присутності.

Відвідуваність гуртків​

  • Головна → Гуртки → Поточні / Не відмічені → ставимо відмітки присутності
success

Якщо абонемент не увімкнено, в цей момент в баланс дитини буде нараховано вартість разового заняття.

warning

Час на табелювання: викладач — 6 годин, адміністратор — протягом всього дня.

Як підтвердити заявку на гурток?​

  • Головна → Нові заявки → обираємо заявку → «Підтвердити» чи «Скасувати»
Важливо

Заявка створюється батьками на одне заняття. Якщо підключаєте абонемент на декілька занять на тиждень, дитину потрібно вручну додати і в інші заняття.

Редагування присутності​

  • Головна → Поточні / Не відмічені → Гурток → Місячний звіт гуртка → змінюємо статус комірки
info

В цей момент в баланс дитини буде нарахована або видалена вартість разового заняття.

warning

Ця функція доступна протягом поточного місяця тільки адміністратору.

Заявки від батьків​

У батьків є каталог додаткового розвитку, де вони можуть залишити заявку адміністратору.

success

Адміністратору прийде push-повідомлення, коли буде надіслана заявка.

info

При підтвердженні дитина автоматично буде додана в заняття, яке було обрано батьками.

Фінанси по дитині​

Підключення послуг, управління балансами, швидке внесення коштів та звіти.

  • Підключення послуги: Діти → Профіль дитини → «+» біля «Послуги»
  • Ведення балансу по підключеній послузі: Профіль дитини → Послуга → «+» → «Внести кошти / Нарахувати / Коригувати»
info
  • Внести кошти — це завжди ➕ в баланс
  • Нарахувати — це завжди ➖ в баланс
  • Коригування — може бути і в ➕, і в ➖

Як виставити індивідуальну вартість послуги?​

  • Профіль дитини → «...» на послузі → «Редагувати вартість» → вказуємо нову суму → «Оновити»
info

Перевіряємо, щоб відображалася нова вартість, а в дужках — базова ціна.

Новини та події​

Ефективне інформування батьків відбувається через розділи новин та подій.

success

Тут транслюємо важливі новини, оголошення та події, які варті уваги батьків.

Новини​

Хто створює новини?
  • Новини групи — вихователь, адміністратор
  • Новини закладу — тільки адміністратор
  • Головна → Новини → обираємо аудиторію → «+» → заповнюємо назву та текст → «Додати новину»
info

Батькам приходить push-повідомлення при доданні нової новини.

Події​

Це розділ для планових свят, заходів, екскурсій тощо.

success

Інформація про подію з детальним описом показується у батьків на головній до самої дати події.

Хто створює події?
  • Події групи — вихователь, адміністратор
  • Події закладу — тільки адміністратор
  • Головна → Події → обираємо аудиторію → «+» → додаємо фото, заголовок, текст, дату та час → «Додати подію»

Опитування​

Потрібно зібрати думку батьків або провести голосування? Використовуємо розділ «Опитування».

  • Головна → Опитування → «+» → обираємо групи → додаємо інформацію та варіанти відповіді → «Опублікувати»
  • Існуючі опитування можна копіювати та редагувати

Як нагадати тим, хто ще не проголосував?​

  • Головна → Опитування → обираємо опитування → «Дзвіночок» → «Нагадати»

Фото​

Галерея закладу, розділена по основним групам.

Хто додає контент?

Фото та відео в групи може додавати вихователь та адміністратор закладу.

Додавання контенту:

Фото → Група → «+» → «Сьогодні» чи дата → обираємо файли → додаємо опис → «Завантажити»

warning

Є опція «Фонове завантаження», але важливо не закривати додаток Sadok, доки не завантажаться файли.

Календар​

Календар в профілі адміністратора містить:

  • Дні народження дітей, батьків, працівників
  • Події груп
  • Події закладу
info

Ці дані вносяться під час додання користувачів та подій.

Чат​

Основний конфіденційний комунікатор адміністрації закладу з батьками.

Щоб переглянути групові чати та особисті чати «вихователі — батьки», натискаємо на іконки додаткових чатів у верхньому меню.

Звіти та аналітика​

Де шукати звіти по основним та додатковим послугам для керівника:

  • Заборгованість по всім дітям: Профіль → Діти → «Табличка»
  • Загальний звіт по всім основним послугам: Профіль → Послуги → «Табличка»
  • Звіт по окремій послузі: Профіль → Послуги → натискаємо прямо на послугу
  • Загальний звіт по всім гурткам: Головна → Гуртки → «Табличка»
  • Звіт по окремому гуртку: Головна → Гуртки → обираємо гурток → «Табличка»
info

Всі звіти можна завантажити в Excel-таблицях.

Ми поруч та завжди на звʼязку​

Дякуємо за співпрацю та партнерство.

Завжди готові допомогти на шляху цифровізації ваших бізнес-процесів:

Ідеї та побажання​

Ми не зупиняємося та далі створюємо нові функції та інструменти для вас.

Тож будемо вдячні за ідеї, зауваження та побажання:

Скарбничка побажань та ідей